Auto assign หรือชื่อเต็มๆคือ Auto Assignment หมายถึง การกำหนดงานหรือการจัดสรรงานโดยอัตโนมัติโดยการใช้ระบบซอฟต์แวร์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและความสะดวกในการบริการลูกค้า ระบบ Auto assign คือสามารถลดงานให้ทีมได้ ในแง่ของการที่จากปกติต้องมีคนกลางคอยประสานงานและกระจายปัญหาทั้งของทีมและของลูกค้าก็จะไม่จำเป็นอีกต่อไป เพราะระบบนี้จะช่วยทำให้โดยอัตโนมัติ ทำให้ลดภาระงานของทีมและความผิดพลาดด้านการตกหล่นได้มากกว่าเดิม โดยระบบ Auto Assignment ส่วนใหญ่มักจะใช้ข้อมูลของลูกค้า เช่น สถานที่ วัน เวลา ความต้องการของลูกค้า เพื่อตรวจสอบว่าสมาชิกในทีมคนใดพร้อมและเหมาะสมแก่การให้ข้อมูลหรือแก้ปัญหาให้ลูกค้าได้ จากนั้นระบบจะจัดสรรสมาชิกที่เหมาะสมที่สุดให้กับเคสนั้นๆ โดยที่ทีมไม่ต้องมีคนกลางในการกระจายเคสให้ลูกค้าเหมือนเก่า
หลักการทำงาน
- สำหรับฟังก์ชันการส่งแชทอัตโนมัติ (Auto assign) บน Oho Chat เป็นการส่งแชทอัตโนมัติ หรือที่เรียกกันว่า Auto assign จะเข้ามาทำหน้าที่แทนสมาชิกผู้ที่คอยกระจายแชทให้กับสมาชิกท่านอื่นๆ โดยระบบจะจัดสรรสมาชิกที่เหมาะสมที่สุดให้กับเคสนั้นๆ โดยที่ทีมไม่ต้องมีคนกลางในการกระจายเคสให้ลูกค้าเหมือนเก่า
วิธีการตั้งค่าส่งแชทอัตโนมัติตามทีม
- เข้าสู่หน้าตั้งค่าส่งแชทอัตโนมัติตามทีม โดยการคลิกปุ่ม
ออโตเมชัน⇒ เลือกแท็บส่งตามทีม - คลิก
ไอคอนปากกาบริเวณทีมที่ต้องการตั้งค่าการส่งแชทอัตโนมัติ
- เลือกรูปแบบการส่งแชท โดยสามารถเลือก 2 รูปแบบ
- เรียงตามชื่อ: ส่งให้สมาชิกภายในทีมโดยเรียงตาม ก-ฮ → a-b → A-B → 0-9
- เคสน้อยสุด (Coming soon)
- เลือกเงื่อนไขว่าต้องการให้ระบบส่งห้องแชทไปให้เฉพาะสมาชิกที่ออนไลน์อยู่หรือไม่
- ผู้ใช้งานสามารถปรับสถานะได้จากมุมขวาของหน้าจอ
- ในกรณีที่ไม่ตรงตามรูปแบบและเงื่อนไขที่กำหนดไว้สามารถกำหนดได้ว่าจะให้ห้องแชทดังกล่าวถูกส่งไปที่ใด
- เรียงตามชื่อ: ส่งให้สมาชิกภายในทีมโดยเรียงตาม ก-ฮ → a-b → A-B → 0-9
- ส่งกลับไปที่ทีม: แชทจะถูกส่งกลับไปที่ทีม เพื่อรอการส่งแชทแบบ manual
- คลิกปุ่ม
บันทึกเพื่อบันทึกการตั้งค่า
- คลิกปุ่ม
เปิด-ปิดเพื่อเปิดหรือปิดการทำงานฟังก์ชันส่งแชทอัตโนมัติในแต่ละทีม - สีเทา → ปิดการทำงาน
- สีเขียว → เปิดการทำงาน
ในกรณีที่ผู้ใช้งานปฏิเสธหรือยกเลิกส่งแชท จากห้องแชทที่ได้รับการส่งจากระบบห้องแชทดังกล่าวจะกลับสู่สถานะรอสมาชิกตอบหรือสถานะก่อนหน้า