ทำไมจึงต้องใช้แชทบอทช่วยตอบ ?

เชื่อว่าหลายธุรกิจคงพบปัญหาเมื่อถึงช่วงเวลากลางคืนหรือวันหยุด ลูกค้าทัก inbox ไม่สะดวกตอบกลับคำถามลูกค้าได้ทันที ฟีเจอร์ “แชทบอท” จะช่วยให้ธุรกิจแจ้งวันเเละเวลาทำการ ที่เปิด-ปิด ให้กับลูกค้าได้ทราบ และมีแชทบอทช่วยตอบคำถามอัตโนมัติ โดยไม่ต้องให้ลูกค้ารอ เพราะเรารู้ว่าหลายธุรกิจไม่ได้จ้างแอดมินตลอด 24 ชั่วโมง เราจึงอยากช่วยแบ่งเบาภาระงานแอดมินไปกับแชทบอท ทำให้คุณได้ลดค่าใช้จ่ายในการจ้างพนักงานพาร์ทไทม์ แถมเจ้าของธุรกิจสามารถตั้งค่าคำถามคำตอบได้เอง แถมแอดมินสามารถสลับทำงานกับแชทบอทได้ตามเวลาที่ตั้งไว้อย่างลื่นไหลอีกด้วย

• ทำไมจึงต้องใช้แชทบอทช่วยตอบ ?
• วิธีการตั้งค่าการทำงานแชทบอท
• ขั้นตอนที่ 1 เข้าสู่การตั้งค่า
• ขั้นตอนที่ 2 การตั้งค่าชุดตอบกลับแชท
• ขั้นตอนที่ 3 กำหนดเงื่อนไขแชทบอท
• ขั้นตอนที่ 4 กำหนดรูปแบบการตรวจจับและข้อความที่ตรวจจับ
• ขั้นตอนที่ 5 กำหนดรูปแบบการตอบกลับแชทบอท
• ขั้นตอนที่ 6 กำหนดการเชื่อมต่อและค่ำสั่ง (กรณีมีปุ่มหรือการ์ด)
• ขั้นตอนที่ 7 เปิดใช้งาน
• ตัวอย่างการทำงานแชทบอท

วิธีการตั้งค่าการทำงานแชทบอท

• มีทั้งหมด 5 ขั้นตอนดังนี้

ขั้นตอนที่ 1 เข้าสู่การตั้งค่า

• เมื่อเข้ามาสู่หน้าฟีเจอร์แชทบอท ผู้ใช้จะพบกับแถบเครื่องมือด้านซ้าย หน้าตาดังรูป (หากไม่เห็นแถบเครื่องมือ ให้นำเมาส์ไปชี้ทางซ้ายมือของหน้าจอ เพื่อเปิดการซ่อนแถบเครื่องมือ)
• ไปที่ฟังก์ชัน ตอบกลับแชท ⇒ คลิกปุ่ม +เพิ่มใหม่ ⇒ คลิกปุ่ม +กำหนดเอง

ขั้นตอนที่ 2 การตั้งค่าชุดตอบกลับแชท

• คลิกไอคอน ปากกา
• กรอก ชื่อกลุ่มของข้อความตอบกลับแชท *ข้ามได้กรอก
• ชื่อข้อความตอบกลับแชท *จำเป็น
• คลิกปุ่ม ยืนยัน

ขั้นตอนที่ 3 กำหนดเงื่อนไขแชทบอท

• กำหนดแท็กรายชื่อ สำหรับกรณีที่ต้องการให้ข้อความตอบกลับแชททำงานเฉพาะลูกค้าที่โดนติดแท็กรายชื่อที่กำหนดเท่านั้น *ข้ามได้
• กำหนดช่องทาง (อย่างน้อย 1 ช่องทาง) *จำเป็น
• กำหนดเวลาเปิดใช้งานข้อความตอบกลับ *จำเป็น
• เปิดตลอดเวลา ⇒ ทำงานตลอดเวลา
• ในเวลาทำการ ⇒ ทำงานเมื่ออยู่ในเวลาทำการ
• นอกเวลาทำการ ⇒ ทำงานเมื่ออยู่นอกเวลาทำการ
• คลิกไอคอน ฟันเฟือง เพื่อตั้งค่าเวลาทำการ (ดูรายละเอียดเพิ่มเติม คลิกที่นี่)
• กิจวัตร ⇒ ทำงานตามกิจวัตรที่ผู้ใช้งานตั้งค่าไว้
• คลิกไอคอน ฟันเฟือง เพื่อตั้งค่ากิจวัตร
• ช่วงเวลา ⇒ ทำงานตามช่วงเวลาที่ผู้ใช้งานตั้งค่าไว้
• คลิกไอคอน ฟันเฟือง เพื่อตั้งค่าช่วงเวลา

ขั้นตอนที่ 4 กำหนดรูปแบบการตรวจจับและข้อความที่ตรวจจับ

• กรอกข้อความที่จะให้ตรวจจับ และกดปุ่ม Enter บนคีย์บอร์ด
• คลิก x หลังข้อความเพื่อทำการลบ
💡
ข้อควรรู้ : ข้อความตอบกลับแชท จะทำงานก็ต่อเมื่อข้อความที่ลูกค้าส่งเข้ามาตรงตามคีย์เวิร์ดที่ตั้งค่าไว้ ตัวอย่างเช่น กำหนดคีย์เวิร์ดว่า โอ้โหคืออะไร

• ทั้งประโยค Oho Chat จะตรวจจับข้อความจากลูกค้าในแชทที่ตรงกับ ‘ทั้งประโยค’ ที่ตรงกับที่กำหนดไว้

ข้อควรระวัง: หากมีพยัญชนะใดในประโยคสะกดผิด แชทบอทจะไม่ทำงาน

• คีย์เวิร์ด Oho Chat จะตรวจจับข้อความจากลูกค้าในแชทที่ตรงกับ ‘คีย์เวิร์ด’ ที่กำหนดไว้ แม้ว่าจะมีพยัญชนะสะกดผิดบางตัวก็ตาม แนะนำให้ตั้งค่าคีย์เวิร์ด 5-10 คำขึ้นไป

ข้อควรระวัง: ในบางครั้งข้อความของลูกค้าอาจจะมีเจตนาที่ต่างกัน

• อื่นๆ ที่ไม่ได้ตั้งค่าไว้ Oho Chat จะตรวจจับข้อความและตอบกลับทุกกรณีเมื่อข้อความที่ทักเข้ามาไม่ตรงกับ ‘ทั้งประโยค’ หรือ ‘คีย์เวิร์ด’ ใดๆ ที่ตั้งค่าอยู่ในฟีเจอร์แชทบอทอื่นๆ ในระบบ

ขั้นตอนที่ 5 กำหนดรูปแบบการตอบกลับแชทบอท

• กำหนดรูปแบบการการตอบกลับ ผู้ใช้งานสามารถเลือกรูปแบบได้การตอบกลับได้มากถึง 4 รูปแบบ ดังนี้ (สูงสุด 5 บับเบิ้ล)
• ข้อความ ⇒ สามารถเพิ่มตัวแปร ชื่อลูกค้า, ชื่อธุรกิจ, ชื่อบัญชีโซเซียลมีเดีย ได้
• รูปภาพ/ไฟล์
• การ์ด ⇒ สามารถเพิ่มปุ่มในการ์ดได้ โดยเพิ่มได้สูงสุด 10 การ์ด ต่อ 1 บับเบิ้ล
• ปุ่มข้อความ ⇒ สามารถกำหนดให้ลิงก์ไปยังข้อความตอบกลับแชทอื่นๆ ได้ เพิ่มได้สูงสุด 13 ปุ่ม

• กรณีต้องการติดแท็กรายชื่อให้กับลูกค้าที่ได้รับข้อความตอบกลับนี้ ให้ผู้ใช้งานคลิกที่ปุ่ม เปิด-ปิด ให้เป็นสีแดง และคลิกปุ่ม +เลือกแท็ก เพื่อทำการเลือกแท็กรายชื่อที่ต้องการ เช่น ต้องการติดแท็กรายชื่อ “สนใจ” ให้กับลูกค้าที่สอบถามว่า “โอ้โหคืออะไร”

ขั้นตอนที่ 6 กำหนดการเชื่อมต่อและค่ำสั่ง (กรณีมีปุ่มหรือการ์ด)

• ผู้ใช้งานสามารถตั้งค่าในส่วนนี้ได้ก็ต่อเมื่อมีกำหนดรูปแบบการตอบกลับในรูปแบบปุ่มข้อความหรือ การ์ด
• เลือก ปุ่มที่ต้องการตั้งค่า
• ตั้งค่าคำสั่งของปุ่ม โดยมีดังนี้
• ไปที่ข้อความตอบกลับอื่น ⇒ เลือกข้อความตอบกลับอื่นที่ต้องการลิงก์
• เรียกสมาชิก ⇒ เลือกข้อความที่ให้ระบบตอบลูกค้า
• ข้อความพื้นฐาน (สามารถตั้งค่าไว้ได้)
• ปรับแต่งเฉพาะ (สามารถปรับแต่งสำหรับแต่ละครั้งได้)
• ส่งแชทให้สมาชิก ⇒ เลือกสมาชิกที่ต้องการส่งแชทให้ และกำหนดข้อความที่ให้แชทบอทตอบลูกค้า
• ส่งแชทให้ทีม ⇒ เลือกทีมที่ต้องการส่งแชทให้ และกำหนดข้อความที่ให้แชทบอทตอบลูกค้า
• เปิดลิงก์ URL (มีเฉพาะปุ่มในการ์ด) ⇒ กำหนดลิงก์
• Web view app (มีเฉพาะปุ่มในการ์ด) ⇒ กำหนดลิงก์

ขั้นตอนที่ 7 เปิดใช้งาน

• คลิกปุ่ม เปิด-ปิดให้เป็นสีเขียว 🟢

ตัวอย่างการทำงานแชทบอท