วิธีใช้งานแชท โดยแอดมิน

วิธีใช้งานแชท โดยแอดมิน

วิธีตอบแชทลูกค้าโดยแอดมิน

  1. เลือกแชทที่ต้องการตอบ โดยควรไล่ดูตามลำดับความสำคัญที่ Oho Chat ได้เรียงไว้ให้แล้วตามแถบสถานะแชทด้านซ้ายมือ โดยเฉพาะแชทในสถานะ รอแอดมินตอบ ที่ควรรีบตอบทันที
  2. เมื่อเข้าสู่ห้องแชทแล้ว ให้กด รับแชท หรือพิมพ์ในแถบข้อความด้านล่างสุดได้เลย เพื่อเริ่มการพูดคุยกับลูกค้า
    • ปุ่ม รับแชท จะไม่ปรากฏหากคุณเป็นผู้ดูแลแชทนั้นอยู่แล้ว คุณสามารถพูดคุยกับลูกค้าได้เลย
    • ถ้าไม่ได้กด รับแชท แต่พิมพ์ในแถบข้อความเลย ระบบจะมอบหมายให้คุณเป็นผู้ดูแลแชทนั้นโดยอัตโนมัติ
📌
เมื่อพูดคุยเสร็จให้กด จบแชท เพื่อส่งสถานะของแชทนี้กลับไปสู่สถานะเป็นกลาง ที่แชทบอทจะกลับมาทำงานได้ (เมื่อมีแอดมินกำลังดูแลแชทอยู่ แชทบอทจะหยุดการทำงานอัตโนมัติ)
image

 ดูว่าลูกค้าอ่านแชทหรือยัง

หากลูกค้าอ่านแชทที่แอดมินตอบกลับไปเรียบร้อยแล้วจะขึ้นคำว่า “อ่านแล้ว” ด้านซ้ายข้อความดังภาพ

image

เมื่อลูกค้าพิมพ์เข้ามาหลาๆ ข้อความ แล้วผู้ใช้อยากตอบกลับข้อความใดโดยเฉพาะ สามารถนำเมาส์ไปชี้ที่ข้อความนั้นๆ แล้วกดลูกศรที่ปรากฎด้านขวามือของข้อความ เพื่อตอบกลับข้อความนั้นโดยเฉพาะได้

การตอบกลับจะอยู่ในรูปแบบตัวหนังสือ โดยที่ Oho Chat จะคัดลอกข้อความนั้นมาไว้ในแถบแชทอัตโนมัติ

ส่งต่อแชทให้แอดมินคนอื่น

หากคุณพบเจอแชทที่คิดว่าควรส่งต่อให้แอดมินคนอื่นในทีมของคุณมาตอบกลับมากกว่า สามารถทำได้ด้วยวิธีนี้

  1. เลือกแชทที่ต้องการ โดยจะเลือกจากแชทที่ยังไม่มีใครดูแล หรือมีแอดมินดูแลอยู่แล้วก็ได้
  2. เมื่อเข้าสู่ห้องแชทแล้ว ให้กดปุ่ม ส่งแชท
  3. เลือกชื่อแอดมินที่ต้องการส่งให้แชทให้ จะปรากฎหน้าต่างนี้ขึ้นมา
    • ฝากข้อความไว้ให้แอดมินคนที่กำลังจะส่งไปให้ได้ (ข้ามได้)
    • กด ยืนยัน เพื่อส่งต่อแชท
    • image
  4. เมื่อส่งต่อแชทสำเร็จแล้ว สามารถตรวจสอบสถานะของแชทได้ที่แถบสถานะด้านบนว่าตอนนี้ใครกำลังดูแลแชทนั้นอยู่

ตอบแชทจากคลังคำตอบที่บันทึกไว้

  1. จากหน้าแชทตามภาพขวามือ กดสัญลักษณ์ที่วงไว้เพื่อเปิดรายการคลังคำตอบที่บันทึกไว้
  2. กดไอคอนในวงกลมสีแดงเพื่อเปิดหน้าต่างข้อความตอบกลับเพื่อใช้งาน
    กดไอคอนในวงกลมสีแดงเพื่อเปิดหน้าต่างข้อความตอบกลับเพื่อใช้งาน
  3. จากตรงนี้ จะเห็นจำนวนข้อความในคลังคำตอบ โดยสามารถเลือกให้เรียงลำดับตาม
    • ใช้บ่อย (30 วัน) : เรียงลำดับข้อความตามจำนวนการใช้งานข้อความมาก → น้อย
    • เรียงตามกำหนด : ตามการจัดเรียงลำดับไว้ในหน้าตั้งค่าคลังคำตอบ
    • เรียงตามชื่อ: ชื่อของข้อความตอบกลับเรียงตาม ก-ฮ, A-Z
    • image

  1. กดที่ข้อความที่ต้องการเลือกใช้ ข้อความเลือกจะปรากฏขึ้นมาในช่องพิมพ์โดยอัตโนมัติ สามารถแก้ไข-ลบเพิ่มเติมได้ แล้วจึงกดปุ่มส่ง
image
  1. กดปุ่ม ดูทั้งหมด เพื่อกลับสู่หน้าข้อความในการตั้งค่า
  2. กดปุ่ม +เพิ่มใหม่ เพื่อสร้างข้อความไว้ได้จากหน้าแชทได้เลย
image

💡
ดูวิธีสร้างคลังคำตอบเพิ่มเติมได้ที่

ตอบกลับด้วยภาพหรือไฟล์จากคลังสื่อ

  1. กดสัญลักษณ์คลิปหนีบกระดาษ 📎 จากแถบตอบแชท เป็นการเลือกส่งไฟล์หรือภาพ โดยแหล่งที่มาของไฟล์จะมี 2 รูปแบบ
    1. image
    2. จากคอมพิวเตอร์: อัปโหลดจากคอมพิวเตอร์ของคุณโดยตรง
    3. สามารถอัปโหลดได้มากสุด 4 ไฟล์พร้อมกัน

      หน้าตาของแชทเมื่อเลือกอัปโหลดจากคอมพิวเตอร์
      หน้าตาของแชทเมื่อเลือกอัปโหลดจากคอมพิวเตอร์

      b. คลังสื่อ: เลือกใช้ภาพที่เคยอัปโหลดเก็บไว้ในคลังสื่อ

  1. เมื่อเลือก คลังสื่อ จะปรากฏหน้าต่าง ไฟล์ที่เก็บไว้
  2. image

  1. คลิกที่ไฟล์ที่ต้องการเพื่อเลือก
  2. สามารถกดรูปแว่นขยาย 🔍 ด้านขวา เพื่อดูภาพหรือไฟล์ได้
  3. เมื่อต้องการเลือกแล้ว กดปุ่ม ส่งไฟล์ ที่อยู่มุมขวาล่าง เป็นการจบขั้นตอน (ต้องเลือกไฟล์ก่อน ปุ่มจึงจะกดได้)
⚠️
หมายเหตุ ปัจจุบันสามารถเลือกส่งไฟล์ได้ทีละ 1 ไฟล์เท่านั้น

ดูว่าลูกค้าที่แชทเข้ามาจาก Facebook Ads ตัวไหนที่ยิงไป

เมื่อใช้ Facebook Page ของธุรกิจยิง Facebook Ads ที่เลือกเป้าหมาย (Objective) ของการยิง Ads เป็นให้ลูกค้าทักเข้ามาที่ Inbox ของ Facebook Messenger

ผู้ใช้สามารถดูผ่านระบบ Oho Chat ได้ว่า แชทที่เข้ามา มาจาก Facebook Ads หรือไม่ ถ้าใช่ มาจาก Facebook Ads ที่ชื่อ id อะไร

สามารถดูได้ 2 ส่วน ในแถบข้อมูลลูกค้าตรงบริเวณแท็กและบันทึก

  • แท็ก: ระบบ Oho Chat จะติดแท็กเป็นชื่อ id ของ Facebook Ads นั้นให้อัตโนมัติ
  • ตัวอย่างแท็กเมื่อมีข้อความที่ลูกค้ากดมาจาก Facebook Ads
    ตัวอย่างแท็กเมื่อมีข้อความที่ลูกค้ากดมาจาก Facebook Ads

  • บันทึก: ระบบจะเขียนบันทึก ประกอบด้วย
    • Facebook Ads ID
    • ชื่อ Ads
    • ลิงก์กลับไปสู่โพสต์ที่ยิง Ads ใน Facebook
    • ตัวอย่างบันทึกเมื่อมีข้อความที่ลูกค้ากดมาจาก Facebook Ads
      ตัวอย่างบันทึกเมื่อมีข้อความที่ลูกค้ากดมาจาก Facebook Ads

ส่งข้อความทีละหลายคน

เมื่อเคยส่งข้อความใดๆ ไปหาลูกค้าคนหนึ่งแล้ว สามารถใช้ข้อความเดิมส่งต่อไปยังลูกค้าท่านอื่นๆ โดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่

  1. นำเมาส์ไปชี้ที่ข้อความจากแอดมิน (ข้อความจากแชทบอทจะไม่สามารถทำได้) ที่เคยส่งไปให้ลูกค้าท่านใดท่านหนึ่งไปแล้ว ด้านซ้ายมือของข้อความจะขึ้นไอคอนแชร์ขึ้นมา
image
  1. สามารถเลือกข้อความอื่นๆ ที่อยู่ในห้องแชทเดียวกันได้เพิ่มอีก 5 ข้อความ โดยใช้การติ๊กเครื่องหมายถูกในวงกลมด้านซ้ายมือของข้อความ

  1. เมื่อเลือกข้อความเรียบร้อยแล้ว ให้กดปุ่ม ส่งต่อ โดยที่ปุ่มนี้จะมีบอกจำนวนข้อความที่เลือกไว้ ณ ขณะนี้ด้วย
  2. image

image

  1. ปรับแต่งค่าในหน้าต่างส่งข้อความทีละหลายคน แล้วจึงกดปุ่มส่งข้อความ
image

การเลือกรายชื่อ

  • เลือกผู้รับจากรายชื่อได้สูงสูด 50 คน
  • เลือกแสดงเฉพาะรายชื่อทั้งหมดที่ถูกเลือกเพื่อให้เห็นแค่รายชื่อที่เลือกไว้เท่านั้น
  • รายชื่อทั้งหมดจะมีชื่อบัญชีช่องทางเขียนกำกับไว้ด้านบน
  • ค้นหาจากชื่อลูกค้าได้
  • กรองรายชื่อจากประเภทแชท, ช่องทาง, แท็ก ได้
  • หมายเหตุ อาจจะมีบางรายชื่อที่ไม่สามารถเลือกได้ เนื่องจากติดข้อจำกัดของ Facebook ที่ข้อความล่าสุดที่คุยกันต้องไม่เกิน 7 วัน

การสร้างข้อความ

  • มีข้อความได้สูงสุด 5 ข้อความ
  • กดปุ่ม ตัวอักษร หรือ รูปภาพ / ไฟล์ เพื่อเพิ่มข้อความใหม่
  • กดปุ่ม ลบทิ้ง ด้านขวาบนของข้อความเพื่อลบข้อความนั้น
  • กดปุ่ม จุด 6 จุด ด้านซ้ายมือข้อความแล้วลากขึ้น-ลง เพื่อจัดเรียงลำดับของข้อความใหม่

ไม่สามารถส่งข้อความได้

หากส่งข้อความไม่สำเร็จ

หากส่งข้อความไม่สำเร็จ ซึ่งอาจเกิดจากสาเหตุต่าง ๆ เช่น อินเตอร์เน็ตไม่เสถียร หรือไม่ได้เชื่อมต่อกับอินเตอร์เน็ต ผู้ใช้สามารถกดปุ่ม ส่งอีกครั้ง หรือ ลบทิ้ง เพื่อจัดการกับข้อความที่ส่งไม่สำเร็จได้

image

ข้อความสุดท้ายที่คุยกับลูกค้าใน Facebook Messenger เกิน 7 วัน

⚠️
ข้อควรทราบ สำหรับการแชทผ่าน Facebook Messenger แอดมินจะสามารถส่งข้อความคุยกับลูกค้าได้ ถ้าหากข้อความสุดท้ายที่ได้รับอยู่ภายใน 7 วัน เท่านั้น สิ่งนี้เป็นไปตามนโยบายของ Facebook สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ ที่นี่ ระบบของ Oho Chat จะปรากฎตามรูปด้านล่าง เมื่อไม่สามารถส่งข้อความได้
image

โควต้าของ LINE OA เกินแพ็กเกจที่เป็นสมาชิกไว้

⚠️
ข้อควรทราบ สำหรับการแชทผ่าน LINE OA ระบบ Oho Chat จะสามารถส่งข้อความได้ตามจำนวนโควต้าของแพ็กเกจ LINE OA ของธุรกิจคุณ หากส่งข้อความเกินโควต้าแล้วจะปรากฎตามรูปด้านล่าง
image

ลูกค้าบล็อกแชท

หากลูกค้าบล็อกแชทของธุรกิจ แอดมินจะไม่สามารถส่งข้อความไปหาลูกค้าได้ โดยใน Oho Chat จะขึ้นดังนี้เพื่อแจ้งให้แอดมินทราบ

image