วิธีใช้งานแชท โดยแอดมิน

คลังข้อมูลบริการลูกค้า - Oho Chat help center / คู่มือการใช้งาน Oho Chat / วิธีใช้งานแชท โดยแอดมิน

วิธีตอบแชทลูกค้าโดยแอดมิน

มี 3 ขั้นตอนดังนี้

1. เข้าไปที่ฟีเจอร์แชท เพื่อทำการเริ่มตอบกลับแชทลูกค้าที่ติดต่อเข้ามา
2. เลือกแชทที่ต้องการตอบ โดยควรดูตามลำดับความสำคัญที่ Oho Chat ได้เรียงไว้ให้แล้วตามแถบสถานะแชทด้านซ้ายมือ โดยเฉพาะแชทในสถานะ เรียกสมาชิก ที่ควรรีบตอบทันที
3. เมื่อเข้าสู่ห้องแชทแล้ว ให้กด รับแชท หรือพิมพ์ในแถบข้อความด้านล่างสุดได้เลย เพื่อเริ่มการพูดคุยกับลูกค้า (ในการตอบแชท จะต้องกดรับแชททุกครั้งถึงจะเริ่มคุยแชทได้)
• ปุ่ม รับแชท จะไม่ปรากฏหากคุณเป็นผู้ดูแลแชทนั้นอยู่แล้ว คุณสามารถพิมพ์พูดคุยกับลูกค้าได้เลย
• ถ้าไม่ได้กด รับแชท แต่พิมพ์ในแถบข้อความเลย ระบบจะมอบหมายให้คุณเป็นผู้ดูแลแชทนั้นโดยอัตโนมัติ ในส่วนนี้จะสามารถทำได้หากแชทอยู่ในสถานะ เรียกสมาชิก

วิธีดูว่าลูกค้าอ่านแชทหรือยัง

• หากลูกค้าอ่านแชทที่แอดมินตอบกลับแล้วจะขึ้นคำว่า “อ่านแล้ว” ด้านซ้ายข้อความดังภาพ

วิธี Reply ตอบกลับข้อความลูกค้า

• เมื่อลูกค้าพิมพ์เข้ามาสอบถามหลายคำถาม ทางผู้ใช้งานสามารถเลือกตอบกลับเฉพาะข้อความใดได้ โดยเฉพาะ สามารถนำเมาส์ไปชี้ที่ข้อความนั้นๆ แล้วกดลูกศรที่ปรากฎด้านขวามือของข้อความ เพื่อตอบกลับข้อความนั้นโดยเฉพาะได้
• การตอบกลับจะอยู่ในรูปแบบตัวหนังสือ โดยที่ Oho Chat จะคัดลอกข้อความนั้นมาไว้ในแถบแชทอัตโนมัติ

วิธีส่งต่อแชทให้แอดมินคนอื่น

• หากทางผู้ใช้งาน ต้องการส่งต่อให้สมาชิกคนอื่นในทีมของคุณ เพื่อประสานงาน สามารถทำได้ด้วยวิธีนี้

1. เลือกแชทที่ต้องการ โดยจะเลือกจากแชทที่ยังไม่มีใครดูแล หรือมีแอดมินดูแลอยู่แล้วก็ได้
2. เมื่อเข้าสู่ห้องแชทแล้ว ให้กดปุ่ม ส่งแชท
3. เลือกชื่อแอดมินที่ต้องการส่งให้แชทให้ จะปรากฎหน้าต่างนี้ขึ้นมา
• ฝากข้อความไว้ให้สมาชิกคนที่กำลังจะส่งไปให้ได้ (ข้ามได้)
• กด ยืนยัน เพื่อส่งต่อแชท


4. เมื่อส่งต่อแชทสำเร็จแล้ว หรือ สมาชิกท่านนั้นรับแชทไปดูแลแล้ว สามารถตรวจสอบสถานะของแชทได้ที่แถบสถานะด้านบนว่าตอนนี้ใครกำลังดูแลแชทนั้นอยู่

วิธีตอบแชทจากคลังคำตอบที่บันทึกไว้

1. จากหน้าแชทตามภาพขวามือ กดสัญลักษณ์ที่วงไว้เพื่อเปิดรายการคลังคำตอบที่บันทึกไว้

2. จากตรงนี้ จะเห็นจำนวนข้อความในคลังคำตอบ โดยสามารถเลือกให้เรียงลำดับตาม
• ใช้บ่อย (30 วัน) : เรียงลำดับข้อความตามจำนวนการใช้งานข้อความมาก → น้อย
• เรียงตามกำหนด : ตามการจัดเรียงลำดับไว้ในหน้าตั้งค่าคลังคำตอบ
• เรียงตามชื่อ: ชื่อของข้อความตอบกลับเรียงตาม ก-ฮ, A-Z

3. กดที่ข้อความที่ต้องการเลือกใช้ ข้อความเลือกจะปรากฏขึ้นมาในช่องพิมพ์โดยอัตโนมัติ สามารถแก้ไข-ลบเพิ่มเติมได้ แล้วจึงกดปุ่มส่ง

4. กดปุ่ม ดูทั้งหมด เพื่อกลับสู่หน้าข้อความในการตั้งค่า
5. กดปุ่ม +เพิ่มใหม่ เพื่อสร้างข้อความไว้ได้จากหน้าแชทได้เลย

วิธีตอบกลับด้วยภาพหรือไฟล์จากคลังสื่อ

1. กดสัญลักษณ์คลิปหนีบกระดาษ 📎 จากแถบตอบแชท เป็นการเลือกส่งไฟล์หรือภาพ โดยแหล่งที่มาของไฟล์จะมี 2 รูปแบบ


1.1 จากคอมพิวเตอร์: อัปโหลดจากคอมพิวเตอร์ของคุณโดยตรง

1. สามารถส่งสูงสุดได้ 14 ไฟล์ แต่เลือกอัปโหลดได้ทีละ 4 ไฟล์พร้อมกัน


1.2 คลังสื่อ: เลือกใช้ภาพที่เคยอัปโหลดเก็บไว้ในคลังสื่อ

2. สามารถเลือกอัปโหลดส่งสูงสุดได้ 14 ไฟล์

1.3 ลากไฟล์มาวางไว้ช่องแชท

3. สามารถเลือกอัปโหลดส่งสูงสุดได้ 14 ไฟล์

2. เมื่อเลือก คลังสื่อ จะปรากฏหน้าต่าง ไฟล์ที่เก็บไว้

3. คลิกที่ไฟล์ที่ต้องการเพื่อเลือก
4. สามารถกดรูปแว่นขยาย 🔍 ด้านขวา เพื่อดูภาพหรือไฟล์ได้
5. เมื่อต้องการเลือกแล้ว กดปุ่ม ส่งไฟล์ ที่อยู่มุมขวาล่าง เป็นการจบขั้นตอน (ต้องเลือกไฟล์ก่อน ปุ่มจึงจะกดได้)

วิธีดูว่าลูกค้าที่แชทเข้ามาจาก Facebook Ads ตัวไหน

• เมื่อใช้ Facebook Page ของธุรกิจยิง Facebook Ads ที่เลือกเป้าหมาย (Objective) ของการยิง Ads เป็นให้ลูกค้าทักเข้ามาที่ Inbox ของ Facebook Messenger
• ผู้ใช้สามารถดูผ่านระบบ Oho Chat ได้ว่า แชทที่เข้ามา มาจาก Facebook Ads หรือไม่ ถ้าใช่ มาจาก Facebook Ads ที่ชื่อ id อะไร

สามารถดูได้ 3 ส่วน ในแถบข้อมูลลูกค้าตรงบริเวณแท็ก บันทึกและห้องแชท

1. แท็กรายชื่อ: ระบบ Oho Chat จะติดแท็กเป็นชื่อ Title Ads ของ Facebook Ads นั้นให้อัตโนมัติ (ตามที่ธุรกิจตั้งค่าบน Facebook)

2. บันทึก: ระบบจะเขียนบันทึก ประกอบด้วย
• Facebook Ads ID
• ชื่อ Ads
• ลิงก์กลับไปสู่โพสต์ที่ยิง Ads ใน Facebook

• ห้องแชท : จะโชว์ข้อความของ Ads

วิธีส่งข้อความทีละหลายคน

• เมื่อผู้ใช้งานเคยส่งข้อความใดๆ ไปหาลูกค้าคนหนึ่งแล้ว สามารถใช้ข้อความเดิมส่งต่อยังลูกค้าท่านอื่นๆ โดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่

1. นำเมาส์ไปชี้ที่ข้อความจากแอดมิน (ข้อความจากแชทบอทจะไม่สามารถทำได้) ที่เคยส่งไปให้ลูกค้าท่านใดท่านหนึ่งไปแล้ว ด้านซ้ายมือของข้อความจะขึ้นไอคอนแชร์ขึ้นมา

2. สามารถเลือกข้อความอื่นๆ ที่อยู่ในห้องแชทเดียวกันได้เพิ่มอีก 5 ข้อความ โดยใช้การติ๊กเครื่องหมายถูกในวงกลมด้านซ้ายมือของข้อความ
3. เมื่อเลือกข้อความเรียบร้อยแล้ว ให้กดปุ่ม ส่งต่อ โดยที่ปุ่มนี้จะมีบอกจำนวนข้อความที่เลือกไว้ ณ ขณะนี้ด้วย

4. ปรับแต่งค่าในหน้าต่างส่งข้อความทีละหลายคน แล้วจึงกดปุ่มส่งข้อความ
• การเลือกรายชื่อ
• เลือกผู้รับจากรายชื่อได้สูงสูด 50 คน
• เลือกแสดงเฉพาะรายชื่อทั้งหมดที่ถูกเลือกเพื่อให้เห็นแค่รายชื่อที่เลือกไว้เท่านั้น
• รายชื่อทั้งหมดจะมีชื่อบัญชีช่องทางเขียนกำกับไว้ด้านบน
• ค้นหาจากชื่อลูกค้าได้
• กรองรายชื่อจากประเภทแชท, ช่องทาง, แท็กรายชื่อ ได้
• หมายเหตุ อาจจะมีบางรายชื่อที่ไม่สามารถเลือกได้ เนื่องจากติดข้อจำกัดของ Facebook ที่ข้อความล่าสุดที่คุยกันต้องไม่เกิน 7 วัน

• การสร้างข้อความ
• มีข้อความได้สูงสุด 5 ข้อความ
• กดปุ่ม ตัวอักษร หรือ รูปภาพ / ไฟล์ เพื่อเพิ่มข้อความใหม่
• กดปุ่ม ลบทิ้ง ด้านขวาบนของข้อความเพื่อลบข้อความนั้น
• กดปุ่ม จุด 6 จุด ด้านซ้ายมือข้อความแล้วลากขึ้น-ลง เพื่อจัดเรียงลำดับของข้อความใหม่

หากพบปัญหาไม่สามารถส่งข้อความได้

หากส่งข้อความไม่สำเร็จ

• หากส่งข้อความไม่สำเร็จ ซึ่งอาจเกิดจากสาเหตุต่าง ๆ เช่น อินเตอร์เน็ตไม่เสถียร หรือไม่ได้เชื่อมต่อกับอินเตอร์เน็ต ผู้ใช้สามารถกดปุ่ม ส่งอีกครั้ง หรือ ลบทิ้ง เพื่อจัดการกับข้อความที่ส่งไม่สำเร็จได้

ข้อความสุดท้ายที่คุยกับลูกค้าใน Facebook Messenger เกิน 7 วัน

ข้อควรทราบ สำหรับการแชทผ่าน Facebook Messenger

• แอดมินจะสามารถส่งข้อความคุยกับลูกค้าได้ ถ้าหากข้อความสุดท้ายที่ได้รับอยู่ภายใน 7 วัน เท่านั้น สิ่งนี้เป็นไปตามนโยบายของ Facebook สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ ที่นี่ ระบบของ Oho Chat จะปรากฎตามรูปด้านล่าง เมื่อไม่สามารถส่งข้อความได้

โควต้าของ LINE OA เกินแพ็กเกจ

ข้อควรทราบ สำหรับการแชทผ่าน LINE OA

• ระบบ Oho Chat จะสามารถส่งข้อความได้ตามจำนวนโควต้าของแพ็กเกจ LINE OA ของธุรกิจคุณ หากส่งข้อความเกินโควต้าแล้วจะปรากฎตามรูปด้านล่าง อ่านเพิ่มเติม

ลูกค้าบล็อกแชท

• หากลูกค้าบล็อกแชทของธุรกิจ แอดมินจะไม่สามารถส่งข้อความไปหาลูกค้าได้ โดยใน Oho Chat จะขึ้นดังนี้เพื่อแจ้งให้แอดมินทราบ